Avantages de la rationalisation des processus d'entreprise

• Capacité à quantifier les processus afin d'en examiner l'efficacité et de vérifier les domaines d'amélioration potentiels
• Gain de temps - En utilisant efficacement votre ressource la plus vitale en rationalisant le travail qui doit être effectué au jour le jour.
  
• Productivité accrue grâce à la suppression des tâches redondantes ou inefficaces
  
• Meilleure communication - Amélioration de la communication et de la collaboration interfonctionnelles ou départementales
  
• Dépenses minimales grâce à l'amélioration de la compétence
  

• Documentation claire - crée des documents de travail clairement définis, tels que des instructions de travail, des procédures, des listes de contrôle, des formulaires, etc. Elle offre également une documentation d'accueil efficace pour les nouveaux employés.
  
• Contribue à développer une culture de l'innovation, en faisant en sorte que le changement soit courant et bienvenu, et non quelque chose à craindre.
  
• La transparence des processus permet d'atténuer le risque d'erreur humaine, d'éviter les erreurs coûteuses et de garantir la conformité aux règles et réglementations.
  
• La cohérence des processus rend les employés plus responsables et les résultats des processus sont susceptibles d'être différents.
  
• La minimisation du travail subalterne par l'automatisation des tâches permet aux employés de mettre l'accent sur les aspects les plus captivants et les plus agréables de leur travail, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction des employés.
  

Les étapes suivantes permettent de rationaliser les processus de travail et de développer un flux de travail efficace afin d'augmenter la productivité :

• Évaluer le flux de travail actuel et définir les principaux domaines d'intervention - La plupart des individus ne réalisent pas toutes les étapes impliquées dans des processus particuliers. C'est pourquoi la première étape de l'amélioration consiste à déterminer les processus et à évaluer chaque étape. Reconnaître ce qui peut être amélioré et demander un retour d'information à toutes les personnes impliquées en amont et en aval du processus. Identifier les possibilités d'amélioration. En particulier, vérifiez que les instructions ne sont pas claires et qu'il n'y a pas de problèmes de communication. Identifiez les étapes qui peuvent avoir ou qui ont un impact sur l'efficacité, la communication et la productivité. Assurez-vous que le nouveau flux de travail proposé corrige ces problèmes et ne présente aucune faille.

• Analyser le processus, hiérarchiser le travail et la documentation - Organisez votre processus en étapes gérables. La simplicité est essentielle tout en gardant à l'esprit le résultat souhaité. Classez chaque processus en fonction de son importance. Cette catégorisation vous aidera à maintenir votre flux de travail en bon état et à obtenir le meilleur résultat à la fin de chaque processus. Normalement, les gens ne peuvent pas exécuter chaque processus ou tâche de mémoire. Chaque étape doit être documentée.

• Automatiser le processus de travail - Le processus de livraison d'une tâche ou d'un projet est sujet à des erreurs de données et de communication. Il existe de nombreux outils logiciels et applications spécialement conçus pour aider les équipes à rationaliser leurs processus et leurs flux de travail. Des fonctionnalités progressives sont disponibles pour faciliter les processus d'entreprise complexes.

• Examinez votre nouveau flux de travail et soyez prêt à l'adapter - en examinant votre flux de travail et en évaluant comment il répond à l'environnement réel du lieu de travail. Examinez votre flux de travail dans le cadre d'un projet à venir et reconnaissez le fonctionnement de chaque étape de votre processus. Soyez prêt à apporter des améliorations sur la base des résultats de vos tests. La mise en œuvre de nouveaux processus prend du temps, il faut donc être patient. Évaluez l'efficacité pour vous assurer que tout fonctionne bien.
• Mettez votre nouveau flux de travail en action - Tous les employés doivent avoir un impact sur le nouveau flux de travail, reconnaître la raison du nouveau processus et être formés en conséquence. Il est essentiel que chacun comprenne ses responsabilités et la manière dont il peut contribuer à la réussite du nouveau processus et du résultat souhaité.
• Innover et améliorer en permanence - Lorsque vous aurez enfin mis en place votre flux de travail, préparez-vous à l'affiner au fil du temps. Il est essentiel d'auditer les processus pour s'assurer de leur exactitude et de leur efficacité.

L'amélioration des processus n'a pas besoin d'être un exercice difficile si vous suivez une approche progressive. La rationalisation de vos processus est toujours une excellente façon de commencer, car les avantages qui en découlent peuvent être perçus assez rapidement. La découverte des activités qui pourraient bénéficier de l'automatisation fait l'objet d'une phase distincte. Certaines entreprises sont plus enclines à voir les avantages immédiats et tangibles de la rationalisation des processus d'entreprise, car cela leur permet de mieux reconnaître leurs processus et leur documentation avant d'aller de l'avant avec d'autres améliorations.